Gestion durable et responsable des évènements

Le contexte normatif québécois

Dans le contexte de la montée de l’intérêt pour la tenue de différents évènements, la gestion du développement durable occupe une place importante tant auprès des participants, des artistes, des utilisateurs que des organismes subventionnaires dont les municipalités et les gouvernements provincial et fédéral. Pour assurer une gestion responsable, il est essentiel que les organisateurs prennent en compte les impacts de leurs décisions et de leurs activités, car la tenue d’un évènement implique des conséquences néfastes pour l’environnement comme  les émissions de gaz à effet de serre et la production de matières résiduelles. C’est pourquoi les organisateurs d’évènements souhaitent adopter une gestion responsable.

Dans cet esprit, la norme BNQ 9700-253 définit la gestion responsable d’évènements (voir point suivant), en établit les règles techniques en s’appuyant sur les principes de la Loi sur le développement durable du Québec. Elle permet aux organisateurs ainsi qu’aux fournisseurs de services, aux participants et aux utilisateurs de diminuer l’empreinte des évènements sur l’environnement naturel et humain ainsi que, par ailleurs, d’en augmenter leurs retombées économiques et sociales. Cette initiative constitue un référentiel reconnu sur le plan national et international, et guide les organisateurs dans leurs choix écoresponsables, allant de la sélection des fournisseurs au traitement des matières résiduelles.

Le Bureau de normalisation du Québec (BNQ) offre la certification d’organisme selon le protocole BNQ 9700-953 sur la base de la norme BNQ 9700-253, présentée précédemment. La norme définit les exigences pour qu’une gestion d’évènement soit considérée comme responsable et le protocole précise les façons de vérifier que ces exigences sont respectées en vue d’une certification. Cette certification permet aux organisateurs certifiés d’étiqueter leurs évènements, selon différents niveaux de classification d’évènements, pour lesquels l’effort en termes de développement durable de la gestion varie du plus faible (niveau 1) au plus élevé (niveau 5) comme indiqué dans le tableau 1.

Le contexte normatif international

La rédaction d’une norme est un travail laborieux qui implique plusieurs intervenants d’une industrie, souvent pendant plusieurs années. Les normes doivent de surcroît être en mesure d’évoluer dans le temps afin de suivre les changements qui s’opèrent régulièrement.

Dans le but de donner un cadre de référence de développement durable aux organisateurs d’évènements et d’encourager leurs efforts, différentes instances internationales ont entrepris l’élaboration de normes en gestion responsable d’évènements selon la chronologie suivante :

• 2007: British Standards Institute (BSI) publie la norme BS 8901 Specification for a sustainable event management system with guidance for use;
• 2010 : Le Bureau de normalisation du Québec (BNQ) publie la norme BNQ 9700-253 Développement durable - Gestion responsable d’évènements et le protocole de certification BNQ 9700-953;
• 2010: Canadian Standard Association (CSA) publie la norme CSA Z2010 Requirements and guidance for organizers of sustainable events;

2012: Green Meeting Industry Council (GMIC) publie la norme APEX/ASTM Environmentally Sustainable Meeting Standards;

• 2012: International Organization for Standardization (ISO) publie la norme ISO 20121 Systèmes de management des évènements intégrant le développement durable - Exigences et recommandations de mise en œuvre.

 

La norme BNQ 9700-253

La norme du BNQ comporte plusieurs critères en commun avec les  normes internationales sur la gestion responsable d’évènements. Toutefois, elle réunit  quelques critères uniques, adaptés à la réalité évènementielle québécoise, rendant de cette manière les normes nationales et internationales moins pertinentes pour les clients, les organisateurs, les participants et les utilisateurs québécois. Ces critères généraux uniques sont :

• la tenue d’un profil d’évènement;
•  la signature d’un contrat d’engagement entre le client et l’organisateur;
• la gestion des plaintes reçues dans le cadre de la gestion de l’évènement;
• la mesure de la satisfaction des différents intervenants.

Les spécificités québécoises sont basées sur des définitions qui sont harmonisées avec la Loi sur le développement durable du Québec (2006). Les deux définitions principales sont les suivantes :

Développement durable :

Développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures de répondre aux leurs et qui s'appuie sur une vision à long terme prenant en compte le caractère indissociable des dimensions environnementale, sociale et économique des activités de développement.

Évènement :

Activité ou ensemble d’activités, incluant les activités commerciales ou professionnelles, se déroulant de façon ponctuelle selon une programmation, notamment autour d’un produit, d’une ressource, d’un thème.

 

Ces définitions renferment des objectifs similaires à la Loi sur le développement durable du Québec (2006) qui sont de :

• maintenir l'intégrité de l'environnement;
• assurer l'équité sociale;
• viser l'efficience économique.

Plusieurs enjeux sont sous-jacents :

• la gestion responsable;
• l’épanouissement des participants;
• les retombées économiques des populations environnantes;
• l’épanouissement et la qualité de vie des utilisateurs;
• la participation sociale auprès de l’évènement;
• l’engagement de l’évènement auprès de sa communauté;
• l’accessibilité;
• la mise en valeur de l’identité socioculturelle du milieu;
• la promotion de la diversité culturelle;
• le développement de la créativité et la capacité d’innovation;
• la consommation locale et responsable;
• le développement touristique.

Les principes

La norme BNQ repose sur trois principes généraux, soit la prise d’un engagement strict entre le client et l’organisateur; la sensibilisation des intervenants (client et organisation), des participants et des utilisateurs; et finalement l’engagement de ces derniers dans un projet commun.

Dans l’optique de prendre en compte ces principes, la norme se présente en deux volets :

• les exigences générales sur la gestion interne de l’organisateur certifié, et
• les exigences particulières établies entre le client et l’organisateur pour chacun des évènements.

Le programme de certification

La norme BNQ se distingue principalement par la présence d’un programme de certification volontaire et par le marquage des évènements. Ce dernier peut être réalisé par l’organisateur d’évènement certifié. Cette option demeure une valeur ajoutée très intéressante en matière d’image corporative pour un évènement. En fait, la norme BNQ est la seule à laisser la liberté aux organisateurs d’attribuer des étiquettes de classification à leurs clients avant l’évènement afin de mesurer leur performance.

De manière plus spécifique, le programme de certification du BNQ permet aux organisateurs d’évènements de :

• faire reconnaître par une tierce partie leurs pratiques de gestion responsable d’évènements et leur conformité avec les pratiques décrites par la norme BNQ 9700-253;
• prouver le sérieux de leur engagement relativement au développement durable;
• produire des évènements conformes aux principes du développement durable et à des exigences générales et particulières.

En effet, le programme de certification comporte tout d’abord des exigences générales:

• le système de gestion et engagement de l’organisateur;
• l'évaluation et documentation;
• le contrat de gestion responsable;
• les documents relatifs à l’évènement;
• l'atteinte du niveau de classification.

Il comporte aussi 56 exigences particulières, réparties selon 5 domaines différents :

• la sélection des fournisseurs;
• la gestion du matériel, des sources d’énergie et de l’eau;
• la gestion des matières résiduelles;
• la sélection de l’alimentation;
• la sélection des moyens de transport.

Le fait qu’un organisateur d’évènements soit certifié permet à un client de sélectionner les sous-exigences qui lui conviennent dans le contexte de l’évènement et qui lui permettront d’atteindre le niveau de classification souhaité.

Cette classification s’effectue sur la base de pointage. À la suite de la signature du contrat d’engagement par le client et l’organisateur certifié, ce dernier émet l’étiquette de classification de l’évènement (tableau 1). Le choix du niveau s’effectue en fonction du sérieux de la gestion responsable d’évènements combiné avec la transparence des organisateurs via leur démarche de certification.

 

Tableau 1 : caractéristiques des niveaux de classification

 

Cette étiquette sert de valeur ajoutée à l’évènement et, dans un premier temps, vient démontrer que les impacts environnementaux ont été minimisés et que les retombées socioéconomiques ont été privilégiées pour l’évènement. Dans un second temps, cette étiquette permet de promouvoir l’évènement en augmentant la crédibilité et le sérieux de l’évènement tout en touchant les valeurs des utilisateurs.

Cette façon de faire innovatrice, de préparer et gérer un évènement affiche, dénote un caractère rigoureux, crédible et strict. L’objectif demeure de créer une procédure fiable qui éviterait l’utilisation abusive ou mensongère de l’argument écologique dans le cadre publicitaire d’un évènement ou dans la recherche de partenaire financier.

Les partenaires financiers étant la pierre angulaire de la tenue d’évènements, un enjeu sous-jacent est de pouvoir quantifier les avantages socioéconomiques de la gestion responsable d’évènements. Les avantages sociaux de l’utilisation de la certification basée sur la norme sont de 6 ordres :

• être responsable dans l’utilisation et dans l’exploitation des ressources;
• diminuer l’émission de gaz à effet de serre;
• diminuer à la source la production de matières résiduelles;
• participer à un projet de société axé sur l’amélioration de la qualité de vie;
• créer des façons de faire permettant aux générations futures d’en bénéficier;
• créer des idées novatrices incluant les pôles sociaux et éthiques du développement durable.

Quant aux avantages économiques, ils se déclinent en 7 points:

• être efficace dans l’utilisation et dans l’exploitation des ressources;
• améliorer l’image corporative locale, régionale, nationale et internationale;
• réduire les frais d'exploitation en lien avec l’évènement;
• faire des économies de temps;
• diminuer les coûts de près de 50 % (pour le Québec) pour la production de matières résiduelles par la réduction à la source, la réutilisation, le recyclage et la revalorisation;
• instaurer une organisation favorisant les fournisseurs locaux;
• créer des idées novatrices économiquement viables.

Que retenir ?

En somme, le programme de certification offert par le BNQ, basé sur la norme BNQ 9700-253, présente un référentiel pertinent et très concret. Il définit les mesures à prendre par l’organisateur d’évènements certifié pour réaliser un évènement dont la gestion est effectuée de manière responsable et dont la portée qui concerne le développement durable est reconnue.

 

En complément

• La loi sur le développement durable du Québéc
• Des évènements durables avec ISO 20121
• Le Conseil québécois des évènements écoresponsables
• La certification ISO 26 000
• La certification ISO 14 001